Be Deliberate, Time Management Skills Don’t Improve by Accident

La momentul scrierii acestui articol, era primăvară. Prin urmare, petreceam mult timp afară. Există multe modalități de a te distra afară și asta înseamnă să te joci cu o grădină de legume, să te joci cu copiii tăi, să mergi cu bicicleta sau să te faci în formă.

Acum, dacă nu știți, fructele și legumele nu cresc doar magic. Trebuie să lucrați solul, să semănați semințele într-o zonă bine luminată și să vă udați plantele dacă doriți o recoltă bogată. La fel, copiii nu doar învață lucruri prin magie. Trebuie să lucrezi cu copiii tăi, să-i trimiți la școală, să petreci timp educându-ți copiii și să fii în formă magic rămâne evaziv.

Poate că nu pare așa. Dar același lucru este valabil și pentru managementul timpului.

Ca și în cazul grădinii, al copiilor, al fitness-ului și al îmbunătățirii locurilor de muncă – gestionarea timpului este totul despre a fi intenționat. A fi deliberat înseamnă a gândi cu atenție sau a vorbi despre ceva. „Deliberat” înseamnă și ritmul și modul de a lua o astfel de decizie.

Din nou, nu poți să arunci semințele oriunde vrei și să te aștepți ca ele să prospere. Acest lucru este valabil și pentru gestionarea timpului. Este nevoie de angajament, concentrare și conștientizare a deciziilor tale zilnice.

Când tranzacționați cu timpul, veți obține rezultatele dorite. Acest lucru ar putea fi să vă atingeți obiectivele sau să petreceți timpul acolo unde doriți. De asemenea, vei avea mai puțin stres și anxietate. Și la fel ca o grădină, veți avea o mulțime de oportunități de creștere.

Dar, cum poți fi mai aprofundat cu abilitățile tale de gestionare a timpului? Ei bine, iată care sunt strategiile care au funcționat cel mai bine pentru mine.

Începeți cu blocuri mici de intenție.

Leo Babauta de la Zen Obiceiuri scrie: „Nu te vei transforma în mod magic într-un maestru al intențiilor, petrecând intenționat fiecare secundă a zilei tale”.

„În schimb, vei alege o mică parte din timp și vei practica”, adaugă el. Sugerează exerciții pentru două seturi scurte de timp simultan. Apoi continua.

Să începem cu câteva întrebări:

  • Care este cel mai important și mai iubitor lucru pe care l-ai putea face în 30 de minute din timpul tău în fiecare zi?
  • Dacă ai putea face un singur lucru astăzi și ai fi mulțumit de el – care ar fi acela?

„Vrei să te gândești la singurul lucru pe care îl poți face care îți va schimba viața într-un fel”, sugerează el. În cazul lui Leu, el fie „scrie” această „postare”, fie „creează” una nouă, desigur. Meditația s-ar putea să te motiveze sau s-ar putea să înființezi acea organizație non-profit pe care ai vrut să o înființezi. ‌ Poate doriți să creați tricouri sau videoclipuri. Poate vrei să-ți faci în sfârșit ordine în finanțe.

Nu vrei să te „bate pe tine însuți” aici. ‌ Doar alege unu Activitatea care va avea cel mai mare impact.

„Atunci configurați un bloc de timp intenționat la începutul fiecărei zile și petreceți-l pe această activitate”, adaugă Liu. „De exemplu, dacă aș vrea să scriu zilnic, aș configura un set de 30-60 de minute la începutul fiecărei zile – înainte de a trimite e-mailuri, a trimite mesaje și a verifica site-urile web.”

Puteți personaliza un bloc în fiecare zi pentru a vă apropia de unul dintre obiectivele dvs.

Apropiați-vă de obiectivul dvs. cu gestionarea timpului și calendarul dvs. Credit imagine: de Thegiansepillo; Pixeli. Mulțumiri.

Ghid pentru comportamentul dumneavoastră intenționat.

  • Faceți o pauză și decideți în avans ce veți face. Fă-ți o intenție în aceste 30 de minute și nu te lăsa pur și simplu purtat de curentele vieții tale online.
  • Cunoaște-ți motivul. De ce este important pentru tine? Este pentru a ajuta o altă persoană, un grup de oameni, lumea? „Este acesta un act de dragoste „pentru tine” sau pentru alții?” Păstrează acest „de ce” pe măsură ce îți închei activitatea.
  • Observați tendința de a vă grăbi. Acest lucru poate fi pentru că îți dorești jobul. La urma urmei, așa lucrează majoritatea oamenilor. Fii prezent în activitățile tale, mai degrabă decât să te grăbești în ele.
  • Încercați să vă îndrăgostiți de această activitate. Ce-ar fi dacă ai putea trăi momentul, cu ceea ce este acolo, cu ceea ce faci, în loc să treci doar prin mișcări?
  • Nu te lăsa distras. După ce începem ceva, avem tendința de a trece la o altă sarcină aproape imediat. Pune totul deoparte și concentrează-te doar pe această activitate.

Fă-ți o nișă – și profită din nou de ocazie.

Gestionarea eficientă a timpului necesită o distincție între sarcinile importante și cele urgente. Potrivit experților, cele mai importante sarcini sunt rareori cele mai importante. În ciuda acestui fapt, avem tendința de a acorda prioritate sarcinilor urgente.

Dacă vă străduiți să stabiliți priorități, dați o întoarcere Matricei de gestionare a timpului Covey.

Acest cadru prioritizează timpul și sarcinile dvs. și maximizează productivitatea și eficiența. Patrulaterul a fost creat de Stephen Covey, autorul cărții The Seven Habits of Highly Effective People și popularizat de Dwight Eisenhower. În general, acest lucru vă ajută să clasificați fiecare sarcină, responsabilitate și aspect al vieții dvs. în funcție de următoarele:

  • urgenţă. O sarcină sau responsabilitate care necesită o acțiune imediată.
  • Importanţă. Obiective prioritare.

Vă puteți prioritiza sarcinile și responsabilitățile folosind cele patru cadrane, fiecare cu o caracteristică distinctă. Iată cele patru cadrane:

  • Cadranul 1: Urgent și important
  • Cadranul 2: Nu este urgent, dar important
  • Cadranul 3: Urgent, dar nu important
  • Cadranul 4: Nu este urgent și nu este important

În timp ce sarcinile urgente și vitale trebuie îndeplinite, Covey sugerează să petreceți mai puțin timp pe sarcini neimportante, indiferent cât de urgente ar fi acestea. Ca rezultat, vă puteți controla mai bine timpul concentrându-vă pe aceste activități esențiale și ar trebui să aveți mai puține șanse să fiți distras de sarcini urgente.

O modalitate eficientă de a stabili prioritățile este să creați o listă de „de făcut”, indiferent dacă aveți nevoie de una zilnică, săptămânală sau lunară. Doar nu lăsați setarea meniului să scape de sub control. În loc să enumerați obiective pe termen lung sau planuri în mai mulți pași, enumerați sarcinile care pot fi gestionate. ‌ Apoi, aranjați elementele din lista de activități în funcție de Prioritate și Adăugați în Calendar.

Pe măsură ce prioritățile tale se schimbă, reevaluează-ți lista pentru a vedea ce poate fi delegat sau șters.

Evaluează pierderea de timp.

În primul rând, să definim „ce pierdere de timp” este. Activitatea de pierdere a timpului vă consumă atenția pentru o perioadă îndelungată de timp, nu are legătură cu munca pe care o desfășurați și nu contribuie la atingerea scopului. Și o, toți suntem vinovați de asta.

S-ar putea să ne fie atât de frică de o sarcină încât să amânăm. În schimb, salutăm distragerile. Sau poate îți lipsește autodisciplina.

Indiferent de motiv, trei dintre cei patru muncitori sunt „afară”, „fiind” „distrași” la locul de muncă. ‌ Adică 70%-75% din muncitori!

Deci, care este distracția ta? Aceasta depinde de. Cei care lucrează de acasă citează rețelele sociale, smartphone-urile, binge-watching-ul, copiii și jocurile drept cele mai importante surse de distragere a atenției. Cu toate acestea, va trebui să vă ocupați și de notificări digitale și de colegii de la locul de muncă.

Pentru a identifica pierderile de timp, aflați cum vă petreceți timpul folosind instrumente de urmărire a timpului sau un jurnal de productivitate. Apoi, vedeți cum se aliniază cu prioritățile dvs. Dacă nu găsesc modalități de a o elimina. De exemplu, dezactivarea notificărilor sau purtarea căștilor cu anularea zgomotului.

Fii confortabil să spui nu.

Obiceiul nostru de a ne umple programele rezultă din incapacitatea noastră de a spune nu. „Dar, desigur, nu e nicio rușine să spui „nu” dacă nu ești interesat să faci ceva sau dacă nu ai ce este disponibil.

Fără practică, a spune „nu” se poate simți inconfortabil. ‌ Încercați să așteptați 24 de ore înainte de a răspunde la invitații dacă simțiți că aceste invitații sunt complet deplasate. Sau puteți oferi alternative, cum ar fi programarea unui prânz atunci când este convenabil pentru dvs.

Mai exact, la ce ai spune „nu” pentru ziua respectivă și ce ai putea face în schimb la acel moment? Nevoie de ajutor? Reconsiderați-vă prioritățile. ?

Este important să înveți să spui nu cu încredere și fără vinovăție dacă vrei să fii intenționat în modul în care îți folosești timpul. Amintește-ți, atunci când spui nu la ceva, de fapt îți permiți să spui da la altceva.

Construiește un mediu favorabil.

Ar trebui să vă asigurați întotdeauna că creați un mediu de lucru confortabil, ordonat și fără dezordine. De ce? ‌ Veți economisi timp căutând fișiere, amestecând materialele inutile sau chiar căutând o agrafă. Și în cazul în care nu știți, pe lângă relațiile noastre cu ceilalți, mediile noastre fizice au un efect profund asupra funcționării noastre cognitive, emoțiilor și comportamentului ulterior.

Vei economisi mai mult timp dacă îți stăpânești abilitățile organizatorice pe termen lung. Pentru a vă asigura că rămâneți, adăugați această sarcină în calendar. De exemplu, rezervați 10 minute la sfârșitul fiecărei zile de lucru pentru a vă curăța și a organiza biroul.

Intră în fluxul tău.

Sunt sigur că stilul tău de viață intenționat sună diferit de al meu. Cu toții avem alte priorități, programe și preferințe de lucru.

Ne petrecem timpul încercând să intrăm într-un flux pe care altcineva îl oferă niciodată nu ne va permite să ne conectăm cu adevărat cu noi înșine. Deși putem obține câteva idei grozave de la alții, în cele din urmă, fluxul nostru trebuie să vină din interior. ‌‌Uneori, totuși, trebuie doar să încerci să vezi dacă funcționează, îmbrățișând și adaptând idei diferite. Cu toate acestea, ar trebui să simți că ești la sfârșitul zilei.

Odată ce ați creat fluxul, îl puteți modifica după cum este necesar. De exemplu, dacă lucrezi de la distanță, ai putea investi într-un birou permanent și ai cere sfaturi pentru a-l configura. Dar probabil că ai o mulțime de distrageri acasă atunci când ești cel mai productiv. În acest caz, este posibil să doriți să vă mutați la o cafenea în acest interval de timp.

Nu mai amâna.

Există o varietate de motive pentru care oamenii amână sarcinile. S-ar putea să se simtă copleșiți sau să nu le placă sarcina. Luați în considerare mai întâi să mâncați broasca mare pentru a reduce amânarea.

Potrivit lui Mark Twain, “Dacă treaba ta este să mănânci o broaște astăzi, ar fi bine să o faci la prima oră dimineața. Și dacă treaba ta este să mănânci două broaște, mai bine ai mânca mai întâi broasca cea mare.” Lucrurile pe care le amânăm să le facem sunt „broaște mari”. Finalizați aceste „sarcini” la prima oră dimineața pentru a le îndeplini.

Alternativ, puteți să vă „împodobiți” „sarcinile”. Cu această tehnică, vă puteți împărți sarcinile în părți mai mici. Sarcinile pregătitoare au fost finalizate, apoi sarcina mai mare la îndemână poate fi finalizată.

Pentru a rămâne motivat, luați în considerare adăugarea unui sistem de recompense pentru sarcinile finalizate, indiferent dacă alegeți „în primul rând broasca cea mare” sau metoda bulgărelui de zăpadă.

Creați spațiu în calendar și program.

Există o teorie conform căreia păstrarea unui calendar zero vă va menține productiv. Acest lucru este logic. Rezervarea unui calendar înseamnă că știi cum îți vei petrece timpul – și pentru cât timp. De asemenea, este ușor să spui nu. La urma urmei, dacă nu ești disponibil, nu ai altă opțiune decât să refuzi cererea – sau să sugerezi o oră alternativă.

În același timp, viața nu decurge întotdeauna conform planului. Ca atare, lăsați câteva spații goale în calendarul dvs. De exemplu, puteți lăsa deschis între 13:00 și 14:00. Apoi, puteți folosi acest bloc pentru a stinge incendiile dacă apar. Și dacă nu trebuie să fii pompier, poți trece înaintea listei de lucruri de făcut. Sau poți lua o pauză binemeritată.

Evaluează-ți programul în mod regulat.

Dacă doriți să urmăriți programul dvs., așezați-vă și revizuiți-l în fiecare zi, săptămână sau lună. Cum arată următoarele zile ale tale? Care sunt întâlnirile tale viitoare? Unde vrei sa fii?

După ce l-ai văzut în fața ta, ce crezi? Calendarul tău este aglomerat? Sau ai mult timp liber? Ai lăsat suficient spațiu pentru urgențe? Este programul tău stresant sau te inspiră să trăiești viața la maximum?

În cuvintele lui Michael Hyatt, „Cu cât ești mai ocupat, cu atât trebuie să fii mai perseverent”.

Asigurați-vă că intențiile dvs. sunt clare și responsabile.

A-ți ține responsabilitatea zilnică pentru alegerile și deciziile tale înseamnă să trăiești în mod intenționat și să fii „loial timpului tău”. Acest lucru vă va cere să fiți vigilenți în fiecare zi.

Poate fi util să stabiliți și să scrieți obiective. Cu toate acestea, trebuie să vă urmăriți progresul cu un jurnal sau un calendar. Cel puțin, ar trebui să vă revizuiți realizările cel puțin o dată pe săptămână.

Ține minte că tot ceea ce faci ar trebui să se alinieze cu valorile tale. Sau cel puțin – învață să poți să-ți exprimi motivele pentru tine, astfel încât să fii clar ce gândești și de ce alegi anumite activități.

Credit imagine: Marco Claric. Pixeli. Mulțumesc!

Fii intenționat, abilitățile de gestionare a timpului nu se îmbunătățesc în urma accidentelor Postat inițial pe Almanah de John Rampton.

Leave a Comment