Five New Workflow Improvements to Add to Your Calendar

O zi de lucru tipică de opt ore include aproximativ trei ore de muncă petrecute pe sarcini personale sau neesențiale. Sau, cu alte cuvinte, 15 ore în fiecare săptămână sunt irosite pe sarcini neproductive.

Gestionarea și îmbunătățirea procedurilor de eficiență a fluxului de lucru vă poate ajuta să eliminați timpul pierdut. Cu toate acestea, trebuie să știți că este imposibil să evitați complet fiecare întârziere. Dar hei. Vom lua ce putem.

Dar, care sunt câteva dintre modalitățile prin care puteți implementa aceste modificări? Iată cinci îmbunătățiri ale fluxului de lucru pe care să le adăugați la calendarul dvs. pentru a crește productivitatea.

Cum afectează orele de lucru pierdute productivitatea?

Când petrecem mai mult timp sarcinilor administrative, pierdem timp valoros de productivitate. Din cauza acestui timp pierdut, munca semnificativă asociată cu proiectul este redusă. În plus, sarcinile administrative distrag atenția de la afaceri mai importante. Și mai rău, atunci când suntem prinși în aceste sarcini, ne face să ne concentrăm și să ne consumăm energia.

De parcă nu ar fi suficient de rău, aceste activități repetitive, banale, nu sunt stimulatoare intelectual. S-ar putea să nu sune ca Peggy. Dar, acest lucru te poate face să nu fii plin și nemulțumit. Desigur, acest lucru vă va împiedica productivitatea.

Și dacă crezi că acest lucru este dificil pentru tine, doar imaginează-ți ce ar face asta pentru echipa ta dacă ai fi lider. La fel ca tine, ei vor să facă mai multe în mai puțin timp. Dar vor să-și dedice timpul și energia pentru a fi productivi, nu doar ocupați.

Practic, toate aceste ore pierdute afectează foarte mult productivitatea companiei. Prin urmare, de sus în jos, toată lumea va fi mai productivă dacă investește mai mult timp în munca aferentă proiectului. Și atunci când toată lumea participă, aceasta duce la o mai mare satisfacție și productivitate.

Motive pentru eficiența scăzută a fluxului de lucru

Deoarece un flux de lucru are multe părți mobile, chiar și o mică schimbare într-o parte poate afecta întreaga structură și poate împiedica progresul organizațional.

Mai jos sunt enumerate câteva dintre motivele pentru fluxul de lucru lent, în cadrul echipelor și organizațiilor în ansamblu.

Sarcini nelegate sau neproductive.

Dacă procesele dumneavoastră s-au schimbat din cauza factorilor interni sau a condițiilor externe, este posibil să descoperiți că unele părți ale fluxului de lucru nu mai sunt necesare.

Când aceste sarcini nu sunt eliminate, ele devin obstacole în fluxul dvs. de lucru, consumă resurse care ar fi putut fi cheltuite pentru acțiuni mai productive și stagnează munca pe termen lung.

Informațiile nu sunt formatate.

Fiecare flux de lucru funcțional se bazează pe informații, deoarece vă ajută să știți unde lucrați, ce factori se aplică și pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a continua să oferiți rezultate acum și în viitor.

Deoarece fluxul de informații nu este gestionat în mod inteligent în fluxurile de lucru, dvs. și membrii echipei dvs. veți petrece mai mult timp identificând informațiile relevante decât realizării muncii.

Managementul echipei este dezorganizat.

Dacă membrii echipei dvs. nu știu în ce parte a fluxului de lucru ar trebui să lucreze și nu au idee pe cine să consulte în cazul unei probleme, un grup mare de angajați nu va fi folosit.

Cinci noi îmbunătățiri ale fluxului de lucru de adăugat calendarului dvs

La locul de muncă, sarcinile neclare și inutile sunt printre cele mai multe pierderi de timp, la fel și întâlnirile lungi și numirile neclare. Cu toate acestea, aceste probleme pot fi reduse prin punerea în aplicare a instrumentelor potrivite.

În același timp, simplificarea procedurilor fluxului de lucru nu are loc peste noapte. Dar vă va economisi bani și timp pe termen lung dacă depuneți efort astăzi.

Dar, de unde începeți când vine vorba de optimizarea fluxului de lucru? Ei bine, cel mai evident este să revizuiți și să analizați fluxul de lucru actual. Acest lucru vă va ajuta să identificați orice blocaje, astfel încât să le puteți remedia.

O altă sugestie evidentă? Bazați-vă pe instrumente de automatizare pentru sarcini repetitive și plictisitoare. Și dacă lucrezi cu alții, cu siguranță ai nevoie de instrumente de colaborare.

În afară de aceste îmbunătățiri vizibile ale fluxului de lucru, iată cinci îmbunătățiri noi pe care să vă concentrați.

1. Aliniați-vă cele mai importante lucrări cu propria cronologie

Amantha Imber, fondatoarea companiei de consultanță în științe comportamentale Inventium și gazdă, explică Cum lucrez. Cu toții urmăm acest ciclu natural de somn și veghe. „Fiecare are un model de timp unic și influențează vârfurile și scăderile de energie pe care le simțim de-a lungul zilelor noastre.”

Aproximativ 10% dintre oameni sunt stereotipati lacurilecare se simte cel mai energic dimineața”, explică Ember. „La celălalt capăt al spectrului se află 20% din populație. albumsau oameni care fac tot posibilul noaptea.” Drept urmare, avem tendința de a pleca dimineața, de a ne răcori după prânz și de a încheia ziua cu bubuituri.

Poți obține mai mult acordând atenție tiparului tău temporal și planificându-ți prioritățile în jurul energiei tale de vârf, sugerează Dan Pink, autorul cărții Când: Secretele științifice ale sincronizarii perfecte.

„În zilele în care plănuiesc să scriu, o fac dimineața, când sunt în alertă maximă”, i-a spus el lui Ember. „Mi-am stabilit un număr de cuvinte și n-aș face nimic până nu o dau”. Mai mult, nu își va folosi telefonul la birou și nici nu își va verifica e-mailul. „Odată ce îmi ating scopul, sunt liber să fac alte lucruri”. În schimb, Pink își folosește energia de dimineață pentru a se concentra asupra muncii sale și pentru a evita distracția.

El tinde să rămână concentrat pe sarcini realizabile în timp ce energia lui de după-amiază scade. De exemplu, el răspunde la e-mailuri sau la fișiere de documente.

Când sunteți cel mai productiv, înscrieți-vă prioritățile mai întâi în calendar. Apoi, după ce îți vei aborda preferințele, vei avea impulsul și energia pentru a-ți facilita responsabilitățile rămase.

2. Opriți multitaskingul

„Multitasking-ul nu este niciodată o modalitate eficientă de a-ți petrece timpul, chiar dacă pare acum”, explică Diana Ricci într-un alt articol despre Almanah.

„Când facem multitasking, comutăm rapid între multitasking, care drenează abilitățile mentale, consumă energie și ne scade productivitatea”, explică Diana.

Majoritatea oamenilor care se mândresc că sunt capabili să efectueze mai multe sarcini în mod eficient nu realizează că sunt mai puțin eficienți în rezolvarea mai multor sarcini deodată decât în ​​finalizarea unei sarcini la un moment dat.

Ar trebui să te întrebi cât de eficient vrei să fii atunci când îți dorești să faci mai multe sarcini. Ar trebui să fii conștient de timpul și efortul pe care trebuie să-l dedici unor sarcini specifice. Aceste sarcini vă pot necesita să petreceți timp departe de alte sarcini, astfel încât să vă puteți dedica toată atenția acestor sarcini.

„Când încetați să faceți mai multe sarcini și începeți să vă concentrați în întregime pe o sarcină la un moment dat, veți observa creșterea productivității”, adaugă ea.

3. Organizează-te

În opinia mea, acesta poate fi un flux de lucru extins, deoarece include atât pe cei mari, cât și pe cei mici.

De exemplu, vă puteți lua 10 minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a curăța organizarea spațiului de lucru. De asemenea, puteți să vă uitați la căsuța de e-mail, să vă actualizați lista de sarcini sau să vă revizuiți calendarul pentru săptămâna.

Veți observa o îmbunătățire pe termen lung a fluxului de lucru dacă eliminați această cantitate mică de dezordine.

Pe partea mai mare a organizației, trebuie să creați un sistem organizațional eficient. Este o modalitate simplă pentru dvs. și echipa dvs. de a economisi timp atunci când căutați documente și resurse. În plus, vă puteți menține echipa pe sarcină prin implementarea strategiilor organizaționale și a sistemelor de gestionare a datelor.

De asemenea, aș sugera să stabiliți termene clare pentru dvs. și echipa dvs. Din nou, acest lucru îi va menține pe toți pe aceeași pagină și va preveni sughițurile. În mod ideal, ați folosi un calendar de echipă, astfel încât toată lumea să poată vedea sarcinile și proiectele viitoare.

4. Programarea zilei ShipIt

Atlassian a dezvoltat conceptul de a permite angajaților să lucreze la orice proiect timp de 24 de ore. Angajații sunt entuziasmați când au ocazia să facă ceva de care sunt entuziasmați atunci când creativitatea este încurajată în acest fel. După ce și-au îndeplinit sarcina pentru ziua respectivă, angajații se întorc la muncă simțindu-se împliniți și motivați.

Chiar dacă nu conduci o echipă, poți aplica totuși acest concept. De exemplu, puteți programa ShipIt vineri. De ce? Pentru că majoritatea dintre noi ne petrecem weekendul. Iar pentru unii, a avea o săptămână de lucru de 4 zile vă poate crește eficiența și fluxul de lucru.

5. Păstrați calmul și fluxul de lucru este pornit

Este posibil ca fluxurile dvs. de lucru să rămână sofisticate doar dacă prioritizați analizarea lor în mod regulat și descoperiți ce funcționează, ce nu și ce trebuie îmbunătățit.

Pentru a realiza un flux de lucru eficient, trebuie să;

  • Planificarea fluxului de lucru pentru revizuirea manuală,
  • Monitorizați în mod constant fluxul de lucru de urmărire a problemelor,
  • După cum este necesar, îmbunătățiți-vă fluxul de lucru
  • Asigurați-vă că fluxul dvs. de lucru poate continua să vă îndepliniți obiectivele prin testare și îmbunătățire.

Pentru a face mai mult cu mai puține resurse, este mai ușor să eliminați pașii inutile și să vă concentrați pe ceea ce este necesar pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru.

Unde vine calendarul tău aici? Pentru a vă asigura că nu uitați să vă revizuiți și să vă îmbunătățiți în mod constant fluxul de lucru, adăugați-l în calendar cât mai curând posibil. De câte ori? Depinde de tine. Dar pentru îmbunătățirile mai noi ale fluxului de lucru, nu aș merge mai mult de o lună.

Cu toate acestea, puteți programa acest lucru ca sarcină trimestrială sau anuală în majoritatea cazurilor.

Credit imagine: Jess Bailey Designs; Pixeli. Mulțumiri!

Cinci noi îmbunătățiri ale fluxului de lucru de adăugat calendarului dvs. au fost publicate inițial pe Calendar de John Rampton.

Leave a Comment