Schedule Your Calendar This Way to Increase Productivity

Arta de a-ți planifica ziua de lucru pentru a-ți calma mintea și a crește productivitatea este cheia succesului pe termen lung. Dar acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut. La urma urmei, toți avem linii temporale și vârfuri de energie diferite – iar distragerile ne bombardează în mod constant.

Dar nu totul este pierdut. Iată câteva indicații despre cum să programați un calendar pentru a crește productivitatea.

Stabiliți un timp pentru planificare.

Ar trebui să vă planificați sarcinile zilnice ca o practică zilnică, săptămânală sau lunară – sau chiar dacă este pe tot parcursul anului. În mod ideal, ar trebui să îl încorporați în programul dvs. – fie că este un nou ritual de duminică seara sau o oră pe care o blocați în Google Calendar în fiecare vineri după-amiază.

Când programați un timp pentru planificare, nu veți uita niciun termen limită sau sarcini esențiale. Când prioritizați planificarea, veți câștiga și încrederea că veți ști exact la ce să vă așteptați când începe fiecare zi. Cel mai important, acest lucru va preveni conflictele de calendar sau termenele limită ratate.

Pe scurt, a avea un plan creează condițiile pentru succes și reduce stresul de a fi nepregătit sau dezorganizat pentru săptămâna care urmează.

Începe-ți ziua cu un ritual de dimineață.

“Rutina de dimineață te încurajează să intri în fluxul corect de îndată ce te trezești. Îți pregătește mintea și energia pentru a avea o zi productivă”, a scris Diana Ritchie într-o postare anterioară în The Calendar. “Cel mai bun dintre toate, nu-ți irosești energia gândindu-te la ceea ce trebuie să faci. Este automat.”

„Deși toată lumea are rutina lor perfectă de dimineață, iată ce ar trebui să adaugi la rutina ta de dimineață dacă vrei să ai o zi productivă:”

  • Vei avea mai mult timp pentru tine dacă te trezești înaintea tuturor.
  • După trezire, bea 16 uncii de apă. Dacă mai ai nevoie de puțină hidratare suplimentară în timpul zilei, bea o altă dintre aceste băuturi după rutina de dimineață. În loc să bei în continuare această băutură, bea-o și mergi pe drumul tău.
  • Nu folosiți telefonul în acest timp și gândiți-vă profund.
  • Pentru a rămâne activ în timpul zilei, faceți exerciții fizice.
  • Asigurați-vă că mâncați un mic dejun sănătos. Exercițiile fizice vă mențin corpul și mintea active.
  • Aflați despre industria dvs. sau aflați ceva nou citind timp de 15 minute.
  • Meditați timp de 10 minute. Vă poate ajuta să vă îmbunătățiți capacitatea de concentrare.

Timpul îți blochează calendarul.

Odată cu blocarea timpului, vei fi mai conștient de modul în care îți petreci timpul. Cel mai important, puteți rămâne organizat pe tot parcursul zilei făcându-vă timp pentru sarcinile zilnice. Acest lucru se datorează faptului că blocarea timpului realizează următoarele;

  • Grupați sarcini similare împreună
  • Stabilirea granițelor
  • Concentrați-vă pe o sarcină la un moment dat
  • Te motivează să te gândești la prioritățile tale
  • Nu încurajăm amânarea și multitasking-ul

Deși eficiente, există câteva erori care pot fi prevenite pe care ar trebui să le evitați, cum ar fi;

  • Eșecul prioritizării sarcinilor. Pentru a preveni acest lucru, utilizați strategii precum Matricea Eisenhower.
  • Adăugați elemente din lista de sarcini în calendar. Pentru a vă bloca în timp sarcinile, mai întâi trebuie să decideți cât timp aveți pentru fiecare sarcină.
  • Minimizați timpul pe care îl vor lua lucrurile.
  • Umple-ți calendarul. Țineți evidența timpului, astfel încât să nu utilizați excesiv sau să nu completați în exces sarcinile.
  • Umple-ți calendarul. Adăugați zone tampon între blocurile de timp pentru a gestiona pauzele, urgențele sau timpul de pregătire.
  • Nu se specifică o zi „excedent”. Pune deoparte o zi liberă dacă întârzii constant la sarcini. Poate preferați să rezervați o jumătate de zi. Cea mai bună zi pentru a face asta este ziua în care ești cel mai productiv.

Selectați „Cel mai important”.

Efectuarea de apeluri telefonice, participarea la întâlniri și răspunsul la e-mailuri sunt sarcinile esențiale care vă vor ocupa inevitabil ziua și vă vor împiedica să vă atingeți obiectivele. Așa că asigură-te că încorporezi lucrurile pe care trebuie să le realizezi în fiecare zi în programul tău zilnic pentru a evita aceste distrageri.

Țineți cont de obiectivele dvs. în fiecare săptămână atunci când vă planificați programul. Dacă aveți nevoie de ajutor, întrebați-vă ce trebuie făcut pentru a vă menține pe drumul cel bun? Apoi, alegeți în fiecare zi MIT (Most Important Task). Menținerea concentrării vă permite să petreceți mai puțin timp pe sarcini neesențiale.

Când sunt la concentrarea și productivitatea maximă, programez sarcinile care sunt cele mai importante la momentul respectiv. La rândul meu, programez sarcini care nu necesită multă procesare mentală atunci când sunt obosit.

Este bine documentat că funcția cognitivă se modifică pe parcursul zilei în funcție de oră. Productivitatea maximă pentru majoritatea oamenilor, inclusiv pentru mine, are loc între 9 și 11 a.m. Acesta este motivul pentru care prefer să fac sarcini MIT între 9 și 11 a.m. decât să fac sarcini mai puțin solicitante, cum ar fi să răspund la e-mailuri.

Puteți adopta o abordare opusă mai târziu în cursul zilei, dacă descoperiți că nivelul de productivitate crește. Este esențial să înțelegeți orele de vârf ale afacerii dvs. pentru o planificare adecvată a MIT.

Profită de puterea pauzelor.

Caracteristica Asociației Americane de Psihologie (APA) din 2017 privind creșterea productivității îl citează pe doctorul Larry Rosen ca cercetător care consideră că mai puține întreruperi sunt cheia productivității. Dar, desigur, acest lucru nu este întotdeauna posibil pentru majoritatea dintre noi.

Menținerea atenției mai mult de câteva minute poate fi dificilă. La urma urmei, echilibrarea volumului de muncă, a face comisioane, a avea grijă de studiile academice ale copiilor noștri și alte obligații tinde să ne stea în cale.

Răspunsul lui Rosen? De obicei ia pauze. De exemplu, dacă ați lucrat neîntrerupt timp de 15 minute, vă sugerează să vă luați câteva minute pentru a vă verifica telefonul sau mesajele.

În ciuda faptului că 15 minute s-ar putea să nu pară suficient timp, Rosen explică: „Odată ce înveți să lucrezi 15 minute, începe să mărești timpul înainte de a lua o pauză de tehnologie”.

Cercetările lui Rosen și alte studii arată că opt ore pe zi nu este cea mai eficientă modalitate de a menține productivitatea. Alternativ, împărțirea zilei de lucru și anularea întâlnirilor permanente pot modifica dramatic nivelurile de energie ale oamenilor și pot crește productivitatea.

Dacă sunteți predispus să amânați sau nu știți de unde să începeți, petrecerea unei zile lungi de muncă cu mai multe sarcini mari poate fi copleșitoare. Cu toate acestea, utilizarea unor strategii precum tehnica pomodoro vă poate ajuta să vă dezvoltați abilitățile de gestionare a timpului. Acest lucru vă va crește productivitatea în timp, vă va proteja în același timp de epuizare și epuizare.

Explicația tehnicii Pomodoro

Tehnica pomodoro își ia numele de la cuvântul italian pentru roșie. Constă din cinci pași simpli;

  • Alegeți o sarcină.
  • Setați cronometrul la 25 de minute.
  • Lucrați la sarcină până când contorul se stinge.
  • Luați o scurtă pauză – de obicei aproximativ 5 minute.
  • La fiecare 4 pomodoros, care sunt 3-4 perioade de lucru de 25 de minute, iau o pauză mai lungă – de obicei 15-30 de minute.

Acest proces trebuie repetat pe tot parcursul zilei. Când ați terminat cu Pomodoro, marcați progresul cu un „X”. În plus, ar trebui să rețineți cât de des ați amânat sau ați lucrat la alte lucruri. După fiecare zi de lucru, gândiți-vă la aceste informații.

Este posibil să se facă ajustări pe parcurs, conform experienței mele. Să presupunem, de exemplu, că îți faci timp să lucrezi netulburat. În funcție de super cadența ta, s-ar putea să fii mai productiv la momentul respectiv. Unii oameni lucrează în seturi de 30 de minute, în timp ce alții lucrează timp de o oră.

Indiferent de perioada de timp potrivită pentru tine, ideea este că lucrezi în sprinturi. Acestea sunt urmate de pauze scurte, mai degrabă decât de sărituri de la o sarcină la alta.

Dați nume pentru perioadele de timp și timpii de nefuncționare.

Cu toate acestea, ca o extensie a punctului anterior, nu ar trebui să vă fixați un obiectiv vag și nedocumentat de a face o pauză la fiecare două ore. „În schimb, programați o întâlnire cel puțin o dată pe zi și decideți în avans cum doriți să petreceți acel timp – atâta timp cât nu este legat de muncă”, sfătuiește fondatorul Calendar John Hall. Atribuiți un nume specific fiecărui separator, cum ar fi „Marți dimineața, pauză 15 minute pe josSe asigură că acest timp este folosit în mod intenționat pentru planul dvs. personal de acțiune. Planificatorul dvs. vă poate aminti, de asemenea, să vă scoateți pantofii de sport din mașină la prima oră marți dimineața.

„Asigurați-vă că evitați cele două erori echivalente și opuse (1) luând prea mult timp pentru a face o pauză și (2) nu greșiți deloc”, adaugă Hall. „Începeți din greu și reduceți timpul de nefuncționare și atingeți același nivel de disciplină în ziua liberă pe care îl aduceți la întâlniri, apeluri telefonice, e-mailuri etc.”

Fii flexibil.

Puteți adăuga o intrare din calendar care să aibă loc la o anumită oră. Dar asta nu înseamnă că vei avea timpul sau dorința de a o finaliza în acel moment.

Grecii antici aveau două cuvinte pentru timp: chronos și keros, conform cercetărilor lui Benbonanan Fitch. Chronos se referă la timp în termeni cronologici, cantitativi și programați. Kairos indică momentul perfect pentru a acționa. Ca urmare a interesului dumneavoastră puternic față de angajamentul dvs. de timp Chronos, este posibil să pierdeți oportunitățile de a finaliza o sarcină.

„Încercând să programăm timpul Chronos și să-l umplem cu sarcini, pierdem din vedere momentele cheie, evenimentele sau momentele bune pentru a face anumite lucruri”, spune ea.

Poți încerca aceste trucuri pentru ca programul tău să funcționeze pentru tine, nu invers.

Credit imagine: Helena Lopez. Pixeli. Mulțumesc!

Calendarul dvs. Programul în acest fel pentru a crește productivitatea a fost publicat inițial pe Calendar de John Rampton

Leave a Comment