Take Control Of Your Calendar In 5 Simple Steps

Ai citit Acest articol În Atlantic acum câteva săptămâni? Cel care a menționat întâmplător că întâlnirile au crescut cu 250% (!) de la pandemie. Care a menționat între 21:00 și 22:00 este noua „productivitate de vârf”.

Am citit-o. Și am vrut să vomit.

Productivitatea care atinge vârful la ora 21.00 înseamnă un lucru: oamenii nu au timp să-și facă munca în timpul zilei de lucru.

Da, da, știu că unii oameni sunt în mod natural mai productivi seara. Nu despre asta vorbim aici. Întreaga lume nu a schimbat tiparele cronotipurilor peste noapte. Acest „vârf” este rezultatul direct al unui fenomen pe care îl aud zi de zi de la clienții mei. Ceva pe care îl văd literalmente în calendarele lor. Întâlnirile 9-5 constau acum într-un bloc solid de întâlniri față în față. Iar „noaptea” este singurul moment pentru a face o muncă reală.

Este acesta un ecou? Ai simțit și tu asta? Nu sunteți sigur cum să ieși din această buclă?

Ei bine, vreau să vă împărtășesc un cadru simplu pe care îl puteți folosi pentru a vă ajuta să vă controlați calendarul: 5 rupii din auditul întâlnirii

Pasul unu: gândește-te

Primul pas este să vă gândiți cu adevărat la întâlnirile din calendarul dvs. care ar putea fi folosite în mod corespunzător dacă ar fi timpul dvs. Dar, uneori, poate fi greu să știi ce întâlniri merită timpul tău. Și când nu ești sigur de ceva, este timpul să începi să urmărești!

Deci, dacă vă uitați la calendar și nu sunteți sigur ce să aruncați sau să mutați sau simțiți că totul este necesar, vreau să începeți cu o mică urmărire a întâlnirilor înainte de a trece la pașii următori.

Iată cum: timp de două săptămâni, de fiecare dată când participați la o întâlnire, dacă părăsiți întâlnirea și simțiți că nu a fost o utilizare bună a timpului dvs. din orice motiv (poate mai scurt și majoritatea oamenilor făceau mai multe sarcini, ar fi putut fi un e-mail). , etc.), Pur și simplu schimbați culoarea acelei întâlniri din calendar în gri (sau orice culoare pe care nu o utilizați în alt scop).

Va fi codul tău secret.

Apoi, când vă uitați la calendarul dvs. două săptămâni mai târziu, va fi mai ușor să vedeți modele în ceea ce privește ceea ce întâlnirile nu cred că merită. În formatul actual.

Pasul 2: Eliminați

Odată ce ați decis ce întâlniri merită timpul dvs În formatul actualȘi care nu sunt, este timpul să vedeți dacă există ceva ce puteți elimina complet.

Veți obține cel mai mare impact asupra calendarului și timpului dvs., asigurându-vă că întâlnirile recurente potrivite sunt în calendar, deoarece acestea necesită timp, săptămână după săptămână.

Privește întâlnirile tale frecvente și întreabă-te:

  • Există întâlniri în calendarul dvs. la care nu trebuie să participați deloc? O modalitate de a te gândi la asta este dacă nu primești ceva Și Contribuiți cu ceva la întâlnire, s-ar putea să nu aveți nevoie deloc să fie în calendar.
  • Există întâlniri de actualizare a stării sau alte întâlniri „doar informații” care pot fi transformate în e-mail?
  • Există întâlniri în care aveți nevoie de informații, dar puteți delega pe altcineva să meargă în locul dvs.? Există un coleg sau un raport în direct care poate rezuma pentru dvs. sau vă puteți baza pur și simplu pe notele întâlnirii?

Odată ce aveți o listă de întâlniri despre care credeți că nu ar trebui să fie în calendarul dvs. în viitor, este timpul să vă gândiți dacă controlați acele întâlniri sau dacă va trebui să implicați alții pentru a face aceste modificări.

  • Dacă aveți control complet asupra întâlnirii, mergeți mai departe și faceți modificările necesare (cu o comunicare adecvată cu ceilalți implicați, desigur).
  • În rest, faceți o listă cu conversațiile de care aveți nevoie și adăugați-le în sistemul dvs. de activități.
  • Nu te scoate din întâlniri până nu ai aprobarea celorlalți pentru a avea un impact. (Nu este o idee bună să iei aceste decizii fără a ține cont de ceilalți și, în funcție de rolul tău, poate fi necesar să mergi ușor.)

Sfat pro: Folosiți mai degrabă limbajul experimentului decât limbajul schimbării. Nimeni nu vrea să fie idioți care nu doresc să experimenteze, dar mulți oameni sunt rezistenți la schimbare. Atentat, încercare:

„Lucrez la creșterea productivității și verific cum este folosit timpul meu. Aș dori să mă retrag de la următoarele întâlniri ale [timeframe] pentru că [reason] Și vezi dacă se potrivește tuturor. Desigur, dacă nu merge, putem reveni la programul actual”.

Pasul 3: Minimizați

După ce ați eliminat întâlnirile care nu trebuie deloc să fie în calendar, este timpul să vedeți dacă puteți reduce timpul petrecut de alte întâlniri în calendarul dvs. Pentru a reduce timpul de întâlnire, aveți două pârghii principale: repetiția și lungimea.

  • Ce întâlniri trebuie să rămână în calendarul dvs. și care pot fi reduse?
    • Intreaba-te pe tine insuti:
      • Putem trece peste 45 de minute din ceea ce acoperim în mod normal într-o oră?
      • La fel, ai putea lucra 20 de minute în loc de 30?
  • Ce întâlniri trebuie să rămână în calendarul dvs. și a căror frecvență poate fi redusă?
    • Intreaba-te pe tine insuti :
      • Această întâlnire ar trebui să fie săptămânală sau ar putea avea loc o dată la două săptămâni?
      • Dar alte intervale de timp?
  • Odată ce aveți o listă de întâlniri a căror durată sau frecvență poate fi redusă, este timpul să vă gândiți dacă aveți control asupra acestor întâlniri sau dacă va trebui să implicați pe alții pentru a face aceste modificări.
    • Faceți o listă cu conversațiile de care aveți nevoie și adăugați-le în sistemul dvs. de activități.
    • Nu modifica întâlnirile până când nu obții aprobarea altora, astfel încât să afecteze.

Sfaturi pro:

  • Reduceți orele implicite de întâlnire în setările calendarului dvs.
    • În Google Calendar această setare se numește „Întâlniri rapide”, iar în Outlook se numește „Încheierea devreme a întâlnirilor”
  • Folosiți și aici limbajul de experimentare. Atentat, încercare:

“Sunt sigur că toți devenim nervoși cu întâlnirile consecutive. Ați fi dispus să transformați întâlnirile noastre de o oră în întâlniri de 50 de minute pentru luna următoare pentru a vedea dacă putem realiza ceea ce avem nevoie și avem puțin un spațiu liber în programul nostru pentru o pauză plină de viață sau pentru a adăuga articole de lucru în listele noastre de sarcini?”

Pasul 4: Reordonați

Acum întâlnirile potrivite sunt în calendarul dvs., cu durata și frecvența potrivite și este timpul să vă „Tetris” calendarul!

Dacă calendarul dvs. arată ca brânza elvețiană, poate doriți să faceți mai mult loc pentru o muncă profund concentrată.

Câteva considerații:

  • Întâlnirile consecutive funcționează pentru tine? Dacă nu, de cât tampon doriți/aveți nevoie între întâlniri?
  • Vrei o „zi fără întâlnire”? (Nu sunt sigur, consultați articolul meu despre asta.)
  • Blocați și prioritizați timpul de care aveți nevoie în fiecare zi pentru „munca reală” (comunicații, proiecte), mai degrabă decât să încercați să vă potriviți munca între întâlniri.
  • Dacă sunteți manager:
    • Încercați să mutați toate 1:1 înapoi (cu orice buffer de care aveți nevoie) în aceeași zi în fiecare săptămână.
    • Luați în considerare blocarea „orelor de lucru”, unde puteți programa orice comenzi personalizate în timpul dvs.

Odată ce aveți o listă cu întâlnirile pe care doriți să le mutați, este timpul să vă gândiți dacă controlați acele întâlniri sau dacă va trebui să cumpărați de la alții pentru a face aceste modificări.

  • Faceți o listă cu conversațiile de care aveți nevoie și adăugați-le în sistemul dvs. de activități.
  • Nu modifica întâlnirile până când nu obții aprobarea altora, astfel încât să afecteze.

Pasul 5: Repetați

Având în vedere caracterul aditiv al întâlnirilor în timp, doar pentru că ați auditat o întâlnire o dată, nu înseamnă că calendarul dvs. va rămâne frumos și curat pentru totdeauna. (Îmi pare rău că ți-am trimis-o!)

Așadar, acum este momentul să adăugați o sarcină recurentă la sistemul dvs. de activități pentru a face acești pași la fiecare 3-6 luni pentru a vă ajuta să vă mențineți calendarul sub control.

Personal, verific calendarul la fiecare 3 luni, când îmi fac planificarea trimestrială.

Leave a Comment