What Are the Biggest Time Stealers?

Deși este adevărat că timpul este cel mai valoros bun al tău, pierderea timpului poate fi uneori benefică. De exemplu, a-ți distrage puțin atenția de la muncă poate oferi creierului tău șansa de a se odihni și de a se reîncărca. De asemenea, poate stârni creativitatea, vă poate stimula starea de spirit, poate reduce stresul și vă poate aminti obiectivele dvs.

Pe scurt, pierderea timpului cu dozarea vă poate face mai productiv.

Dar nu este cazul hoțului de timp.

Spre deosebire de un irositor de timp, un hoț de timp nu are nevoie de timpul și energia ta. Cu alte cuvinte, verificarea căsuței primite este o pierdere de timp. Deși distrage atenția în acest moment, în cele din urmă va trebui să vă verificați căsuța de e-mail. Dimpotrivă, un răspuns la e-mailul „fără răspuns” ar fi inutil.

Hoții de timp nu adaugă nicio valoare timpului sau muncii tale. Dar, din acest motiv, trebuie să-i contracarați pe acești hoți de timp. Și prima ta linie de apărare este să identifici cei mai obișnuiți furori de timp, astfel încât să îi poți elimina.

1. Amânare

Procrastinarea este poate cea mai comună modalitate de a fura timp. Este adesea inutil și nu va face decât să întârzie acțiunea/rezultatul pe care încercați să îl evitați.

Mai mult, înțelepciunea convențională susține că procrastinatorii sunt leneși. Potrivit altora, amânăm lucrurile pentru că ne străduim să ne gestionăm timpul. Adevărul este că mulți dintre noi ne târâm picioarele pentru că nu ne putem gestiona sentimentele.

„Amânăm atunci când o sarcină declanșează sentimente precum anxietate, confuzie sau plictiseală”, explică Adam Grant, psiholog organizațional la Școala Wharton a Universității din Pennsylvania. „Și în timp ce ne face să ne simțim mai bine astăzi, ajungem să ne simțim mai rău – și să rămânem în urmă – mâine.

Cum putem remedia asta? Grant sugerează gestionarea emoțiilor. „Pentru a realiza acest lucru, poate fi necesar să exersați autocompasiunea, să vă reconsiderați modul în care gestionați sarcinile complexe și să colaborați cu ceilalți. De asemenea, practicați mindfulness și aliniați-vă obiectivele cu valorile dvs. dacă încă amânați.

Și până la urmă, începe doar dacă toate celelalte nu reușesc. Dacă faci asta, vei câștiga impuls și vei continua să mergi înainte.”

2. Multitasking

„Deși mulți oameni cred că multitasking înseamnă concentrarea pe câteva sarcini la un moment dat, nu este așa”, notează Leslie Voss într-un articol anterior din Almanac. Pe lângă faptul că fură timpul, multitasking-ul ne afectează mintea și ne ține departe de productivitate.

Mai multe studii confirmă și acest lucru.

Un studiu din 2009 de la Universitatea Stanford a constatat că oamenii care fac mai multe sarcini s-au luptat să comute între sarcini, au avut probleme în separarea detaliilor și au fost mai puțin organizați. Potrivit Bryan College, multitasking-ul împiedică performanța și costă piața globală aproximativ 450 de milioane de dolari anual. Productivitatea multitasking-ului a fost redusă cu 40% de către unii cercetători.

„Este un detaliu demn de remarcat faptul că aceste opinii sunt relevante pentru locul de muncă”, adaugă Voss. De exemplu, puteți mânca în timp ce mergeți sau puteți împături hainele în timp ce vă uitați la televizor. Dar la locul de muncă, productivitatea nu funcționează la fel.

Creierul uman nu poate face față atât de multe sarcini complexe simultan. „Este nevoie de timp pentru a comuta între ele (până la 30 de minute pentru a reveni în fluxul de lucru), iar asta poate duce la erori.

Potrivit studiului Bryan College menționat mai sus, multitaskingul ne scade IQ-ul, ne scade densitatea creierului și ne afectează inteligența emoțională.

Când întrerupem o sarcină cu alta, memoria noastră pe termen scurt funcționează defectuos, durata noastră de atenție scade și capacitatea noastră de rezolvare a problemelor este afectată.

Pentru o productivitate mai bună, încercați să evitați multitasking-ul la locul de muncă:

  • Creați liste de activități sau un calendar și programați-le în grupuri.
  • Păstrați distracția la minimum și concentrați-vă pe o sarcină la un moment dat.
  • Îmbunătățirea muncii în echipă prin prioritizare și delegare.
  • Pentru a îmbunătăți concentrarea și a crește gradul de conștientizare a momentului, practică meditația.
  • Profită de tehnica Pomodoro.

3. Să faci o treabă care nu este treaba ta

Într-un sondaj Zapier, 83% dintre lucrători au spus că acoperă sau îl costă pe un coleg 1-3 ore pe zi. Ca rezultat, acesta este un ucigaș major al productivității.

Deci ce poți face? Doar spune nu.

Nu este nimic rău să spui nu. Nu te face egoist dintr-un ticălos de la locul de muncă. Dar atunci când ai propriile priorități, acest lucru este esențial.

Dacă te lupți cu asta, ai dat peste ceva numit metoda UNER care te poate ajuta. Chiar dacă nu îi poți ajuta pe alții, ar trebui să ajute la menținerea relațiilor la locul de muncă.

UNER înseamnă:

  • Înțeles. Fiți conștienți de situația în care se află persoana când este întrebat.
  • număr. În loc să te comporți agresiv sau supus, spune „nu” ferm.
  • explică. Dacă nu puteți ajuta, explicați clar motivul.
  • Iti recomandam. Dacă este posibil, sugerați o alternativă, cum ar fi altcineva care ar putea să vă ajute.

4. Vizite directe și „Discuții despre răcitorul de apă”

Nu ar trebui să lași oamenii să intre și să te aștepți să fii liber. Dacă să vezi pe cineva nu funcționează pentru tine, fii suficient de puternic pentru a explica de ce. Timpul tău este la fel de valoros ca al lor.

Conversația cu apă rece, care este orice lucru care nu are legătură cu munca, despre care se discută în timpul orelor de lucru, este un alt hoț de timp important. Aceste discuții pot dura mult timp, ceea ce vă reduce drastic timpul prețios.

Nu există nicio îndoială că discuțiile informale și timpul liber sunt esențiale pentru îmbunătățirea legăturilor de grup și a relațiilor de lucru. Cu toate acestea, nu doriți să exagerați cu aceste conversații ocazionale.

Deci, cum reduceți vizitele frecvente și conversațiile cu apă rece?

Dacă aveți o ușă, țineți-o închisă atunci când vă aflați în mijlocul unei munci profunde. Poate doriți chiar să puneți pe ușă un semn „Nu deranjați”. Pentru birourile deschise, o pereche de căști va face șmecheria.

Când vine vorba de conversații în pauze, setați limite de timp, de exemplu, setați un cronometru pe telefon pentru 15 minute, astfel încât chatul obișnuit să nu continue și să continue.

Un alt sfat? Partajați-vă calendarul altora. Este o modalitate simplă și eficientă pentru ei de a ști când ești disponibil. Și dacă aveți nevoie să vorbiți unul cu celălalt, puteți programa o întâlnire care să funcționeze pentru amândoi.

De asemenea, pentru lucrătorii de la distanță, poate doriți să activați modul Nu deranjați (DND) în instrumente precum Slack.

5. Lucrează când lucrează toată lumea

„Dacă ai o oarecare flexibilitate atunci când apari la birou, îndoiește această putere”, sugerează Carrie Neuhoff, autorul de bestseller-uri, vorbitor și podcaster. „Dacă poți, încearcă să vii cu o oră sau două mai devreme.

Trăim într-o cultură în care să fii timpuriu nu este dificil. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor nici măcar nu încearcă. Dacă o faci, vei primi mai mulți viermi dacă începi devreme.

“După cum am explicat mai înainte, modelele de lucru sunt foarte asemănătoare cu modelele de trafic: la ora 5 dimineața, ai drumul către tine. La 8 dimineața, poate dura de trei ori mai mult decât îți ia să parcurgi aceeași distanță.”

Nu trebuie să începi la 5 dimineața la birou. Dar probabil că va fi destul de liniștit la 7 dimineața – și uneori mai târziu. Ca un avantaj suplimentar, naveta va fi mai puțin stresantă și consumatoare de timp, deoarece nu sunt mulți oameni pe drum.

Veți fi mai productiv dacă vă începeți ziua fără distrageri, spune Carey.

„Aveți întregul culoar de lucru pentru dvs., ceea ce înseamnă că puteți lucra fără întrerupere”, spune el. „Poți să gândești fără întrerupere și să-ți îndeplinești toate sarcinile esențiale fără nicio distragere a atenției.

În plus, s-ar putea să pleci devreme și tu.

Pe scurt, productivitatea va fi întotdeauna o luptă dacă lucrezi doar când toți ceilalți lucrează.

6. Întâlniri fără rezultat

În fiecare săptămână, directorii petrec 23 de ore în întâlniri, potrivit unui articol publicat în Sloan Management Review al MIT. Deoarece cei mai mulți dintre noi lucrăm 47 de ore pe săptămână, asta înseamnă că petrecem 50% din timp în întâlniri.

Adevărul este că pierdem mult timp cu întâlniri inutile. Un sondaj a constatat că 71% dintre respondenți au considerat că întâlnirile sunt ineficiente și neproductive.

Asigurați-vă că solicitarea întâlnirii este 100% necesară înainte de a o programa sau de a o accepta. Apoi, luați în considerare alternative, cum ar fi un scurt apel telefonic sau un fir Slack.

Dacă este necesară o întâlnire, păstrați-o scurtă, rămâneți la ordinea de zi și remediați orice probleme în avans, cum ar fi testarea software-ului în prealabil.

7. Perfecționism

Ca perfecționist, vei petrece mai mult timp făcând ceea ce trebuie făcut. Drept urmare, acest lucru poate deveni și o uriașă furare de timp.

Abilitatea ta de a fi realist și practic în sarcinile tale te va ajuta să rezolvi tendința de a ne gândi prea mult la o sarcină. Sau, așa cum rezumă perfect Angela Watson, „Perfecțiunea este imposibilă; străduiește-te să faci tot ce poți.

8. Urmărind „Lucruri strălucitoare”

Hoțul de timp este ocupat incognito în „munca ocupată”. Aceste mici sarcini de pe lista ta de făcut par a fi esențiale. Dar, de fapt, îți reduce productivitatea.

În psihologie, se numește „sindrom de obiect genial”, deoarece oamenii tind să fie distrași de orice nou și interesant.

„Făcând atâtea lucruri mărunte ne dă rezultate grozave de dopamină, făcându-ne să ne simțim bine până ne dăm seama că ne-am amânat munca prioritară urmărind lucrurile strălucitoare”, explică antrenorul de management al timpului Anna Dermon Kornick.

„S-ar putea să stai cu toată intenția de a te concentra, dar dintr-o dată, îți amintești că ai rămas fără hârtie igienică, așa că mergi la Amazon să comanzi niște hârtie igienică și apoi îți amintești că se apropie ziua mamei tale, așa că întrebi. ea pentru un cadou.” „În curând, ai făcut atât de multe sarcini mici care-ți trec prin cap, încât pierzi acea fereastră de concentrare înainte de următoarea ta întâlnire.”

Iată câteva sfaturi despre cum să te aperi de Sindromul obiectului strălucitor:

  • În primul rând, începeți să vă revizuiți lista de activități și alegeți trei priorități.
  • Apoi, programați intervale de timp pentru fiecare dintre aceste trei elemente pentru a menține concentrarea.
  • Kornick recomandă salvarea sarcinilor mici chiar și după finalizarea primelor trei. Apoi, vă sugerez să delegați, să automatizați sau să renunțați la aceste sarcini, dacă este posibil.

9. Găsește ceva

Căutarea unor bucăți mici de hârtie, numere de telefon sau adrese de site-uri web poate fi consumatoare de timp și frustrantă. Deci, depuneți un efort în organizare pentru a economisi timp.

  • Priviți sistemul dvs. de fișiere actual și gândiți-vă cum să îl faceți mai ușor de utilizat.
  • Asigurați-vă că aveți un sistem eficient pentru a ține evidența informațiilor de contact ale oamenilor. Indiferent, ești perfect dacă știi unde să găsești un număr de telefon. În plus, conectarea cu oamenii pe care tocmai i-ai întâlnit este vitală pentru comunicare, altfel ai putea crede că acestea ar putea fi utile.
  • Dacă aveți un birou neîngrijit, va dura mult timp pentru a putea găsi hârtii etc. În plus, un loc de muncă foarte aglomerat poate distrage atenția.
  • Pentru a evita munca redundantă sau petrecerea timpului prețios căutând documente, urmați un sistem strict de denumire a fișierelor. Păstrați fișierele electronice într-o locație fixă ​​și configurați foldere pentru ele.
  • Când ați terminat de folosit ceva, puneți-l la locul lui. În acest fel, veți ști unde este data viitoare când aveți nevoie de el.

10. Anxietate

„Cât timp petreci în fiecare zi îngrijorându-te pentru lucrurile care poate Se întâmplă?”, întreabă antrenorul de viață Brian Barthes la Forbes. „Anxietatea îți îndepărtează bunurile imobiliare valoroase din mintea și conturul tău.” Nu te poți concentra pe ceea ce este mai important atunci când ești la nesfârșit îngrijorat de următoarea ta mișcare.

Nu există o modalitate ușoară de a opri asta, dar ai dreptul să fii fericit. „Cultivați emoții pozitive și căutați plăceri simple”, adaugă Barts. „Când stabiliți obiceiul fericirii, este mai puțin probabil să lăsați anxietatea să vă țină departe de tine.

Credit imagine: Stanislav Kondratiev; Pixeli. Mulțumiri!

Care este cel mai mare hoț de timp? A fost publicată inițial în Almanac de John Rampton.

Leave a Comment