You’ll Have the Most Impact by Prioritizing Your Appointments

Când vine vorba de întâlniri, mă țin de o singură regulă și de o singură regulă. Programează-ți întotdeauna întâlnirile cu angajați, clienți, potențiali, parteneri și alți parteneri de afaceri din timp.

Motivul principal? Vă oferă ție – și oamenilor pe care îi întâlnești – suficient timp pentru a planifica în consecință. Numirea asigură, de asemenea, că toată lumea previne sughițurile, cum ar fi conflictele din calendar și sosirea la timp. și vă protejează cea mai importantă resursă; timpul.

Permiteți-mi să vă dau un exemplu recent despre acest ultim punct. Am un client nou care trebuie să revizuiască domeniul de aplicare al proiectului înainte de a începe. Deoarece de obicei îmi programez prioritățile din timp, nu mă voi opri când mă întreabă dacă mă poate suna în 10 minute. scuze frate; Am nevoie de mai multă alertă.

Dar, există un alt motiv pentru care ar trebui să prioritizați programările. Vei avea un impact mult mai mare asupra tuturor celor din viața ta profesională și personală.

Vei pune valoare programului tău

Un program rezervat poate deveni cu ușurință înrădăcinat în rutina ta. Este unul dintre principalele motive pentru care ne rezervăm întâlniri. Dar, uneori, viața nu merge conform planului. Cu toate acestea, este esențial să vă respectați timpul prețios.

Nici nu lăsa pe nimeni să-ți spună altfel. Timpul tău este prețios indiferent de profesia, vârsta, titlul sau numărul de ani în care ai fost la școală. Prioritizarea întâlnirilor le arată ție și altora că ești serios în privința lor este a ta Obiective și calendar. În acest fel, arăți foarte clar că nu ești sub tutelă și îi inviti pe alții.

Când primiți o invitație care nu este de urgență sau voluntară, luați în considerare dacă numirea va adăuga sau nu valoare obiectivelor și nevoilor dumneavoastră imediate. Cum vă va afecta această numire progresul? Te va reține asta sau, mai rău, te va ține la distanță?

Puteți accepta numirea dacă se potrivește obiectivelor și nevoilor dumneavoastră. Dacă nu, o poți lăsa politicos. Sau, dacă este necesar, amânați-l până îl aveți.

Unele întâlniri nu merită timpul tău

Nu toate numirile sunt create egal pentru a construi pe ceea ce s-a spus mai devreme. Marcați întâlnirile necesare în aplicația dvs. de calendar evaluându-le.

O întâlnire exploratorie sau un apel introductiv ar trebui să fie la fel de important ca încheierea unui proiect cu un client cu care ai lucrat de ani de zile. Cu toate acestea, suspendarea acelui apel introductiv în cazul în care intră în conflict cu menținerea mulțumirii clientului este și mai importantă.

Vei respecta timpul altora

„Respectul este o stradă cu două sensuri; dacă vrei să-l obții, trebuie să-l dai.” – RG Risch

Deși trebuie să vă păstrați timpul, trebuie să fiți respectuos și față de ceilalți. La urma urmei, cât de frustrant poți fi când ai o întâlnire la 15:00 doar pentru ca ceilalți participanți să vină timp de 15 minute? Cine, și mai enervant, sunt fantome pentru tine?

Acestea fiind spuse, iată câteva dintre cele mai bune modalități de a arăta respect față de ceilalți. Și cum vă pot ajuta programările.

  • Distrage-le atenția când sunt ocupați. Nu știu despre tine. Dar, când sunt în zonă, urăsc să fiu întrerupt. De aceea am pus telefonul pe modul silentios. Nu vrei să-i deranjezi pe ceilalți atunci când sunt ocupați, în afara orelor de program sau chiar dorm. Ca alternativă, puteți partaja calendarul, astfel încât să puteți vedea când sunteți disponibil.
  • Nu răspunde. Cu toții cunoaștem pe cineva care nu răspunde niciodată la apelurile noastre, mesajele text, e-mailurile sau alte forme de comunicare. Dacă ești disperat să ajungi la acea persoană, s-ar putea să te simți frustrat. Nu fi acea persoană. Blocați o anumită dată și oră pentru a-i contacta.
  • Ajunge constant târziu. Încă o dată, timpul este o resursă prețioasă. Dacă sunteți programat să vă întâlniți la o anumită oră, fiți acolo imediat.
  • Nu vă pregătiți. Nu există nicio scuză pentru asta. Dacă știi că ai o întâlnire joia viitoare la ora 15, înseamnă că ai timp suficient pentru a te pregăti.
  • Reprogramați fiecare întâlnire. La un moment dat, este suficient. Nu-i lăsa pe alții să-și ajusteze programul prea des pentru că nu te poți angaja.

Vei avea suficient timp pentru a face totul

Timpul necesar pregătirii pentru o întâlnire este adesea neglijat. Când nu ai timp să te pregătești, efectuarea unei serii de întâlniri consecutive se poate întoarce înapoi. De exemplu, o întâlnire anterioară este mai târziu decât era planificat, iar acum sunteți mai târziu decât următoarea întâlnire.

Prioritizarea programărilor vă permite să înțelegeți mai bine cerințele fiecărei întâlniri. În loc să o respingi, numirea ta va avea succes datorită participării tale active. Din nou, fii respectuos ajungând la timp și fiind pregătit.

În plus, prioritizarea numirilor vă asigură că vă puteți finaliza celelalte lucrări. De exemplu, dacă aveți o programare rezervată cu o lună în avans, nu veți avea termenul limită a sarcinii în aceeași zi. Pe de altă parte, dacă ești copleșit, nu te vei irosi prea mult acceptând o invitație de ultimă oră.

Echilibrează munca și viața

Echilibrul dintre viața profesională și viața personală vă poate ajuta să duceți o viață fericită și împlinită.

Dacă prioritizați programările, vă veți face timp doar pentru cele mai importante, rezultând un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Dacă ai întâlnit toate aceste date, te vei putea concentra pe lucrurile care contează cel mai mult pentru tine în viață. Deși acest lucru variază, aceasta înseamnă să petreci timp cu familia, prietenii, hobby-urile și proiectele secundare.

Sfaturi pentru prioritizarea programărilor

Iată câteva modalități de a prioritiza întâlnirile pentru a crea un program productiv, respectuos și eficient.

  • Stabilește-ți prioritățile. Folosind ceva de genul Eisenhower Matrix, setați-vă prioritățile și programați-le mai întâi. Restul poate fi amânat, delegat sau șters. Este o modalitate simplă de a fi conștient de disponibilitatea dvs. pentru următoarea săptămână, luna sau chiar anul.
  • Utilizați un program de programare online pentru întâlniri. Știați că 40% dintre întâlniri sunt rezervate după programul de lucru? Utilizarea instrumentelor precum un calendar vă automatizează întâlnirile 24/7. În plus, elimină necesitatea de a trimite și primi e-mailuri și apeluri telefonice. Software-ul poate trimite, de asemenea, mementouri și confirmări automate. De asemenea, poate oferi sugestii inteligente de programare cu puterea învățării automate.
  • Selectați scopul. Întrebați despre scopul întâlnirii în mesajul automat pe care îl trimiteți când cineva solicită o programare. În acest fel, știi despre ce este întâlnirea înainte să te angajezi la ea. Puteți aștepta până la o dată ulterioară dacă acest lucru nu este necesar sau dacă sunteți foarte ocupat.
  • Niciodata sa nu spui nu. Simțiți-vă liber să refuzați politicos solicitarea de întâlnire dacă întâlnirea nu atinge un obiectiv. În plus, partajarea calendarului dvs. face acest lucru și mai ușor, deoarece vă puteți bloca prezența.
  • Analizează-ți programările. În cele din urmă, decideți cât timp să petreceți pentru fiecare întâlnire. Deci, să presupunem că o întâlnire tipică durează 30 de minute. Va trebui să alocați 45 de minute, 30 pentru întâlnirea în sine și 15 minute pentru pregătire.

Acest lucru vă va oferi o idee despre câte întâlniri puteți programa în mod rezonabil în fiecare zi.

Credit imagine: Alex Green; Pixeli. Mulțumesc!

Veți avea cel mai mare impact acordând prioritate programărilor dvs., care a fost publicat inițial în Calendar de John Rampton

Leave a Comment